ITシステムの導入などを検討する企業は、ベンダーのリサーチや比較のために、多くの場合「RFI（情報提供依頼書）」を求めます。システムの提案依頼の前段階となるRFIの実施は、導入企業とベンダーとのマッチングの見極めや、円滑な契約にあたり重要となります。

本記事では、RFIとは何か、その効果や書き方、作成のポイントなどを説明します。

RFI（情報提供依頼書）とは

RFI（Request For Information）とは、日本語では「情報提供依頼書」と呼ばれ、企業がITシステムなどを導入する際、ベンダーや製品の選定の材料となる、事前情報の提示を求める依頼書のことです。

Webサイトやカタログ等ではオープンにされていない内容も含めたシステム基本情報や技術情報など、製品情報のリサーチを目的に作成します。

 

RFIとRFPの違い

RFIに類似するものにRFP（Request for Proposal）がありますが、これは日本語で「提案依頼書」と呼ばれ、システム開発などを依頼する発注企業が、自社のシステムに必要な要件や課題をベンダーなどに提示する書類のことです。

RFIがベンダーに対して情報を求めるのに対し、RFPは発注企業がベンダーに情報を提示する建付けであり、両者はそもそものベクトルが異なります。

 

RFIの必要性

発注側の企業がベンダーを比較検討する際には、多くの情報を幅広く収集し、自社にマッチするベンダーを判断しなくてはいけません。RFIの必要性は、Webサイトやカタログには掲載されていない、クローズドな情報を得られることにあります。

また、RFIを複数のベンダーに発行すると、ベンダーを比較検討する際の有効な判断材料になり、市場への理解も促進されます。費用感に対する効果の妥当性や、目的とするシステム構築の実現可否の判断にも役立ちます。

 

RFIに必要な項目と書き方

RFIには、特に決まったフォーマットや書式はありません。ただし、情報提供の依頼先となるベンダーが、RFIに記載された内容を正しく理解できるように体裁を整える必要があります。

また、自社が求める情報を過不足なく提供してもらえるよう、プロジェクトの目的や背景、現状直面している課題など、RFIに必要な項目の洗い出しが重要となります。

【RFIに必要な項目の例】

• 趣旨・目的
• 自社情報
• 相手企業の基本情報
• 相手企業の製品・サービス情報
• 製品・サービス機能の詳細

具体的には次のような文書を作成し、情報提供を求めるベンダー各社に送付します。

詳細な質問は別紙にまとめ、ベンダーが回答しやすいよう回答枠を設けた回答書を用意しておく方法もあります。また、プロジェクトの詳細などは機密情報に該当するため、守秘義務についての記載も欠かせません。

 

趣旨・目的

趣旨・目的とは、情報提供を求める背景や情報の使用目的です。新たなシステムを必要とする理由や背景、自社が直面している課題などについて記します。

RFIを送付するにあたり、どのような回答を期待しているのか、その趣旨や目的が曖昧なままでは、適切な回答は望めません。わかりやすく詳細に記載しましょう。

 

自社情報

自社情報とは、展開する事業の内容や、社員数や売上など、会社の基本情報です。コーポレートサイトに掲載している基本情報は最低限記載しておきましょう。

また、システムの導入を検討しているのはどの事業領域なのかも明示します。

 

相手企業の基本情報

相手企業の基本情報とは、ベンダーの企業規模に関する情報を求める項目です。売上や社員数など、ベンダーの基本情報を知ることで、自社が発注したいシステムを依頼する妥当性を判断します。

 

相手企業の製品・サービス情報

ベンダーが提供しているシステムやサービスに関する情報を求める項目です。ここでは、自社の課題を解決しうる製品やサービスの情報を提供してもらいます。

課題解決のためのシステム要件や、納品スケジュール、運用時の提案など、製品やサービスに関するさまざまな情報を、この項目から取得します。

 

製品・サービス機能の詳細

ベンダーが提供可能なシステムやサービスの情報を求める項目です。製品の名称やリリース時期、主要機能、動作環境、開発言語、ライセンス形態、サポート体制など、製品・サービスを検討するうえで重要な情報が含まれます。

必要な情報を得られるように、RFIにはどのような情報の回答を求めているのか、できるだけ詳しく記載します。

 

RFIを作成して得られる効果

ITシステムの発注において、RFIは必ず実施しなければいけないものではありませんが、作成によってさまざまな効果を得られます。

• 情報収集に役立つ
• 簡易的にスクリーニングできる
• 公平な選定ができる

 

情報収集に役立つ

ベンダーのサービスサイトや第三者の比較サイトなどを確認すれば、システムの比較検討に役立つさまざまな情報を収集できます。しかし、各社のサイト構成や表示項目が異なっていたり、求める情報が掲載されていなかったりと、徹底した情報収集を行うには負荷がかかります。

そこでRFIを作成することで、ベンダー各社から提供される情報とデータ形式の統一化を図れることは大きなメリットです。比較検討がより容易になるだけでなく、情報収集や分析の精度も向上します。

 

簡易的にスクリーニングできる

RFIの回答から、発注を検討するシステムやベンダーを絞り込めることもメリットです。求める要件を備えていないシステムや、発注規模に対して規模の見合わない企業などを、回答書から簡易的にスクリーニングが可能です。

結果、本来は不要であった問い合わせやヒアリングなどに割かれる時間を削減できます。

 

公平な選定ができる

RFIの実施は、幅広く公平に情報を集めたうえで、ベンダーの比較検討・選定がなされたことの根拠にもなります。公平な選定がなされた事実を提示できれば、社内外の関係者からの理解も得やすくなります。

 

RFIを作成する際のポイント

RFIの作成時には、次の2つのポイントを重視しましょう。

• 依頼の目的を明確にすること
• 質問は相手が回答しやすいようにすること

 

依頼の目的を明確にすること

システム導入の背景や解決を図りたい課題は、できる限り詳細に記載します。ニーズに即したシステムやサービスが明確になることで、ベンダーからの情報提供の精度も高まるためです。

現状の課題や将来的なビジョンを共有できれば、ベンダーはどのようなシステムやサービスを介してサポートできるのか、より本質的な回答が期待できます。

 

質問は相手が回答しやすいようにすること

質問は相手が回答しやすいように、具体的かつ明瞭に記載しましょう。質問内容が明確でなければ回答も曖昧になり、再度確認する工数なども発生します。RFIと回答書のみで必要な情報がそろうよう、質問項目を定めましょう。

具体的には、「全社員○○名がシステムを利用する場合のイニシャルコストとその内訳を教えてください」など、望む回答を想定したうえで質問を作成します。