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ノートアプリ「Notion」の使い方|注目される特徴と魅力、できることは?

IT/Web派遣コラム この記事は約 10 分で読めます。

ドキュメントはWord、タスク管理はTrello、メモはEvernoteといった具合に、データをそれぞれ別々のアプリやツールで管理している人は多いのではないでしょうか? 「これらの情報を1つのアプリで管理できたら、なにかと効率的なのに…」、そんな願望を叶えてくれるのが、ノートアプリ「Notion」です。

2021年2月現在、Notionの日本語対応版はまだリリースされていませんが、それでも、アプリ1つであらゆる情報管理を完結できる万能さから、日本でもユーザー数は増加傾向にあります。そして注目が集まる中、2021年中には日本語版がリリース予定となっており、今後、ユーザーは爆発的に増えていくでしょう。

ネクストブレイク必至のアプリであるNotionの特徴、基本の操作方法などを先取りしておきましょう!

ノートアプリ「Notion」とは

画像引用元:Notion

Notionは、さまざまな情報を一元管理できるオンライン情報共有アプリです。ドキュメントの他に、To doリストやカレンダーなど、多彩な機能を備えています。さらに、PCブラウザからもスマホからもアクセス可能で、同期速度もシームレス。プライベート、ビジネスシーンを問わず、その利便性から人気に火が付き始めています。

なお、現時点(2021年2月)では日本語版はリリースされておらず、メニューやチュートリアルは英語または韓国語表記となります。しかし、有志による公式ヘルプ 日本語版も公開されているため、使いこなすのはそう難しいことではありません。一度操作方法を覚えてしまえば、情報管理が一気に楽になる神アプリです。

Notionの魅力

Notionには、いまの人気を裏付けるさまざまな魅力があります。

  • 情報の集約・整理が容易
  • 無料プランでも接続端末の制限なし
  • 同期がスピーディー

Notionには、単独で情報管理を完結させる機能が豊富に備わっています。読みやすく、書きやすい作りで操作も直感的に行えるため、誰でも簡単に扱える点も魅力です。

さらに無料プラン契約でも接続端末に制限がなく、複数デバイスからのアクセスが可能。入力した内容は瞬時に同期されるため、タイムラグによる情報の見落としなどもありません。

これまで一括管理が難しかったスケジュールやタスク、仕事の付随情報などを、Notionひとつですべて共有・管理ができる利便性の高さがNotionの魅力といえるでしょう。

Notionのプラン:無料版と有料版

Personal Personal Pro Team Enterprise
料金 無料 年払い:$4/月
月払い:$5/月
年払い:$8/月
月払い:$10/月
※1ユーザーにつき
要問い合わせ
アップロード 5MB 制限なし 制限なし 制限なし
ゲスト 5人まで 制限なし 制限なし 制限なし
更新履歴 - 30日間 30日間 期間なし
サポート なし あり あり あり

Notionを個人で使用する場合、使用料はかかりません。ただし、「ワークスペースにメンバーを登録できない」「アップロードできるファイルは5MBまで」といった制限がかかります。またサポートもついていないため、疑問点は自力で調べなければいけません。

一方、有料版であれば、アップロードや招待できるゲストの人数などに制限がなくなり、サポートも付帯されます。よりストレスフリーな使用環境になるでしょう。

ノートアプリ「Notion」の特徴

一度使うともう手放せなくなる万能アプリ、Notionの特筆すべき特徴は以下の3つです。

  • Wiki機能
  • ドキュメント機能
  • データベース機能

Wiki機能

画像引用元:Notion for wikis

Wiki機能は、複数のユーザーで共有可能なコンテンツの直接編集機能です。権限を持つ人のみが記載された情報を書き換えることができます。

このWiki機能の活用により情報共有が促進され、特定の人しか知らないといった情報の属人化を防ぎます。また、複数人でコンテンツを管理することで、情報の整合性保持や情報共有のコミュニケーションコストの削減など、業務効率化にも寄与するでしょう。

また、ドラッグ&ドロップで情報を階層化して管理することができ、日々蓄積されていく情報の整理にも便利な機能です。

ドキュメント機能

画像引用元:Notion for notes & docs

クラウド上でドキュメントを作成・管理できる機能です。ページ内には、ドキュメントをはじめ、チェックボックスや引用文などさまざまな書式が用意されています。文章の作成だけでなく、議事録やTo Doリストの作成などにも重宝するでしょう。

また、ページ内で「@」マークを入力すればリマインダー設定も可能と、細かい配慮も嬉しいポイントです。

データベース機能

データベース機能とは、格納した情報に対してさまざまな切り口からデータを集約・整理して閲覧できる機能です。

例えば、領収書を管理する場合、「総額だけが分かれば良い」ということはほぼ無いでしょう。項目別に使用した金額を知りたい時もあれば、月にどのくらいの金額を使用したのか知りたい時もあるのではないでしょうか?

そうした際に役立つのが、データベース機能です。格納した情報に「いつ」「どこで」「何を」などの付加情報となるプロパティを設定しておけば、知りたい切り口から即座に情報を取り出すことができるようになります。

ノートアプリ「Notion」でできること

Notionができることは、主に以下の3つです。

  • リストの作成
  • タスク管理
  • ページ共有

リストの作成

Notionでは、下記のようなさまざまな種類のリストを自在に作成できます。

  • 読書リスト
  • ほしいものリスト
  • To Doリスト

こうしたリストは単純な箇条書きにとどまらず、高い利便性を有します。データベースを活用し、ジャンルや値段、写真などの付随情報を追加して視認性の高いリストを作成できるなど、優れた使い勝手で重宝する機能です。

タスク管理

Notionはタスク管理にも長けており、カンバン表示やガントチャート表示、カレンダー表示など、表示方法を簡単に切り替えることが可能。さらに、プロパティを設定しておけば、タスクが進行中であるか否か、締め切りがいつなのかといった情報も一目で把握できるようになります。

チームワークが求められる業務では、正確で効率の良いタスク管理は欠かせません。「Notionを見ればプロジェクトに関するすべての進捗情報を把握できる」という状態を構築し、漏れなく確実に仕事を進めることができるのです。

ページ共有

Notionはクラウドサービスであるため、「URLを送る」もしくは「招待する」形で作成したページを共有できます。社内や関係者への共有はもちろん、Web上への公開も可能。メモを取る延長のようなニュアンスで、Webサイト運営も行えます。

ノートアプリ「Notion」の基本の使い方

Notionの使い方について、下記の3つを紹介します。

  • ダウンロード方法
  • ページを作成する方法
  • Notionを日本語化する方法

プロパティ設定など細かな部分は慣れが必要となりますが、基本的な操作であれば直感的に問題なく行えるでしょう。

ダウンロード方法

まずは、使用するデバイスに応じたダウンロードページにアクセスします。

ここでは、Windows版でのダウンロード方法を見ていきましょう。

「Download for Windows」をクリック

「Download for Windows」をクリックすると、「.exeファイル」のダウンロードが始まります。ダウンロードが完了したらファイルを開きます。

ログインする

ファイルを開くとログイン画面が立ち上がります。GoogleやAppleアカウント、もしくはメールアドレスでログイン可能です。

メールアドレスの場合は、以下のようなメールが登録アドレスに送られてきます。

本文内のURLをクリックするか、一時的に設定されたサインアップコードをコピー&ペーストしてログインしてください。

アカウント情報を入力

アカウント情報を入力して「Continue」をクリックします。

用途を選択

個人使用かチーム使用かを選択すれば、ダウンロードとセットアップは完了です。

ページを作成する方法

サイドバーの「+Add a page」をクリック

「+Add a page」をクリックすると白紙のドキュメントが表示されます。

右側のセクションに入力する

右側セクションにグレーのナビゲーションが表示されます。例えば表を作成したい場合は、「Table」をクリックすると以下のように表が作成されます。

なお、作成したページは、「+Add a page」をクリックした時点で左側セクションに項目が追加され、自動的に保存されます。

Notionを日本語化する方法

2021年2月現在では、Notionの日本語版はリリースされていません。しかし、Google Chromeの翻訳機能を利用すれば、一部を日本語表示に切り替えることができます。

アドレスバーの翻訳機能を「日本語」にする

Google Chromeで公式ページにアクセスしたら、アドレスバーにある翻訳機能をクリック。日本語を選択すれば、日本語に変換完了です。あとに続くページも日本語表示が継承されますので、ログイン手順に従ってログインしましょう。

ただし、チュートリアルは日本語に翻訳されませんので、ご注意ください。

まとめ
  • Notionはさまざまな情報を一括管理・共有できる情報共有アプリ
  • 2020年2月時点では日本語版はリリースされていないが、2021年中にリリース予定
  • 使用デバイスを選ばず、接続台数は無制限
  • 無料版と有料版からプランを選べる
  • 複数名での利用に便利なWiki機能、さまざまなフォーマットでドキュメントが作成できるドキュメント機能、入力した情報を多角的に抽出できるデータベース機能を搭載
  • リスト作成、タスク管理、ページ共有が可能で、プライベートでもビジネスでも便利

 

 

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