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ITやインフラ業界でのサポート役となる「PMO」とは何か?

IT/Web派遣コラム この記事は約 6 分で読めます。

PMO(プロジェクトマネジメントオフィス)とは、プロジェクトを円滑に運営するために企業内で設置する専門組織を指したビジネス用語です。

大規模なプロジェクトであれば、情報の伝達や品質管理、進捗率の把握などが難しくなるため、運営全体を俯瞰して成功に導く「PMO」の存在が、複雑化する職場で必要となる傾向にあります。

今回は、そのPMOの役割について簡単にご説明します。

 

技術の進化によるマネジメントの重要性

近年ではIT技術の急激な進化により、プロジェクトの達成がより困難な時代へと突入しています。

また、システム開発の依頼などがあった場合、PM(プロジェクトマネージャー)1人の力で運営の全体を統括するのは非常に難しく、まして大規模なプロジェクトになれば、雇用形態の違う人材の管理も必要となってきます。

ただでさえIT技術が複雑化する傾向にある現在において、現場をマネジメントする負担が増加すれば、プロジェクトの進行を妨げる要因にもなりかねません。

社員の負担を減らす意味でも、開発状況を円滑にする「サポート役」の存在が、今の時代では必要不可欠となるのです。

 

PMOの役割についての簡単な概要

マネジメントのサポート役となるPMOですが、その業務は多岐にわたります。

取引先との打ち合わせによる意見の調整運営に必要な情報収集やデータ分析品質・進捗管理や人材の確保など、プロジェクトを成功に導くためのさまざまなサポート業務を行います。

PMOの強みは、これらのサポート業務を「組織的」に実施することにあり、従来は個人の能力に頼り切っていた状態を改善する意味でも、新しいマネジメント形態として注目されつつあります。

 

他にもさまざまな業務に携わるPMO

PMOはプロジェクトの開始前に、スケジュールの調整やリスクの洗い出しプロジェクトチームの編成などをPMと一緒に策定したりします。

大規模なプロジェクトになれば、関わる社員の雇用形態も外部委託や派遣など多様に存在するため、これらの人材の能力を事前に把握しておくこともPMOの重要な役割となります。

プロジェクト開始後もPMのサポート役に徹しながら、企業の成長を促すため社員の育成を行ったり、取引先とのトラブル処理、管理表の作成やコストの算出などの事務作業を行う場合もあります。

「プロジェクトの達成」を目的の軸としながら、さまざまな業務に携わるのもPMOの特徴的な部分と言えるかもしれません。

 

小規模なプロジェクトで理解するPMOの業務内容

ここで、小規模なプロジェクトでのPMOの業務を見てみましょう。

その主な仕事内容がこちらになります。

  • 各チームごとの進行具合や問題点を集めて課題管理する
  • 会議に参加する担当者の日程を調整する
  • 管理情報を整理してプロジェクトの報告資料に記録する

中規模〜大規模なプロジェクト計画は、これよりもさらに複雑で細分化されたチーム編成が組まれます。

それぞれのチームの進捗や全体のマネジメント業務には、相当な負担が想定されプロジェクトマネージャー1名では抱えきれません。

そこで、PMOがチームの一員としてプロジェクトマネージャーの業務を請け負います

次の項からは、PMOの具体的な内容をご紹介していきます。

 

計画を立案

プロジェクトの開始にあたって必要となる計画を立案します。

  • WBS(※1)の構築
  • スケジュール作成
  • 体制の検討
  • 業務担当振り分けの文書化
  • 考えられるリスクの洗い出し

(※1)WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図) ・・・ プロジェクトを細かな作業に分解した構成図。ツリー構造にしたものや、ガントチャートという表と組み合わせたものなど、さまざまなものがあります。

WBSでタスクを整理しておくことで、作業の手順を前後してしまったりする失敗リスクを回避します。

 

管理の仕方を立案

プロジェクトの報告方法(報告書のフォーマット、記載する事項)やその頻度を決定します。

 

全体の問題点を管理する

それぞれのチームから受け取った報告書を管理表にまとめ、進行具合やプロセス、課題から企業プロジェクト全体の問題点を洗い出します。

 

管理条件・基準を提供する

組織にあるすべてのプロジェクトや開発案件に共通している管理方法、その規則やノウハウといったものを基準・標準として作成して、それぞれのプロジェクトに提供します。

 

プロジェクトオーナーに状況を報告

プロジェクトを進行するにあたって、プロジェクトオーナーの判断が求められるタイミングがあります。

PMOはその判断をフォローするため、ステアリング・コミッティー(※2)を整備しながら、プロジェクト状況を一定のペースで把握するための「プロジェクト・ポートフォリオ」(コスト・納期or進行具合・品質などのポイントでプロジェクト全体を一覧化したもの)を作成して提供します。

(※2)ステアリング・コミッティー ・・・ プロジェクト全体を管理・支援する部隊のことです。ステアリング(steering)とは、自動車・自転車・オートバイ・小型船舶といった乗り物の進行方向を変えるための操舵装置のことで、実行部隊から一歩引いて客観的な立場で舵取りを担う一種の委員会を指します。

現場レベルでは判断できないトラブルや課題が起きた場合、対応策を決定したり利害調整を行っています。

部門の多い大規模なプロジェクトでは、とくに重要視されている存在です。

 

PMOに向いている人材について

PMOに所属する人材は、PMと同レベルの能力を求められます。

実際に社内でのプロジェクトの案件に携わり、達成までのひと通りの流れを知る人が、PMOの要員として最もふさわしい人材かもしれません。

PMOとなるための資格は特に必要ありませんが、企業でPMOの人材を募集する項目においても

  • PMもしくは開発現場リーダー経験者
  • 大規模プロジェクトのコンサルタント業務経験者
  • データ分析技術に関する知見

など、高い技術や能力を持つ人を積極的に採用している傾向がうかがえます。

 

今後ますます必要となるPMOの存在

近年では、各企業でのプロジェクト達成率が低下する傾向にあり、個人の管理能力では補いきれない部分が多発しています。

多様化・複雑化する職場において、サポート役に徹するPMOの存在は今後ますます重要となるかもしれません。

 

 

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